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Marco Cattaneo

Excel-Tricks: So integrieren Sie externe Daten mühelos


Um täglichen Aufgaben zu bewältigen, benötigen Mitarbeitende umfangreiche Kenntnisse in verschiedenen Tools: Excel für die Zusammenführung wichtiger Daten, Onlineportale zur Datenerfassung und ein Intranet für aktuelle Informationen. Der häufige Wechsel zwischen diesen Tools und der Aufbau des nötigen Wissens kann oft sehr aufwendig sein.


Hier kommen moderne Anwendungen wie Microsoft 365 ins Spiel. Diese bieten überraschende Möglichkeiten, Prozesse und den Zugang zu wichtigen Daten zu integrieren. Dadurch wird die Arbeit für Mitarbeiter deutlich vereinfacht und es entsteht ein echter Mehrwert. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen am Beispiel von Excel, wie es funktioniert.


Power-Up für Excel: Add-Ins mit React und TypeScript


Die meisten Büroangestellten verwenden Excel für verschiedene Tätigkeiten, z.B. um Daten zu präsentieren oder Berechnungen durchzuführen. Doch wenn die benötigten Daten in einem externen System liegen und nicht einfach importiert werden können, wird das Ganze schnell aufwändig und zeitraubend.


Excel bietet die Möglichkeit, eigene Prozesse und Daten zu integrieren. Microsoft stellt ein Add-In Framework zur Verfügung, welches es erlaubt, kleine Applikationen zu erstellen und diese im Excel Client einzubinden. Diese Mini-Applikationen können Daten von anderen Systemen via API beziehen oder direkt aus dem offenen Excel-Dokument selbst.


So lassen sich beispielsweise aktuelle Umrechnungskurse von Währungen mit einem Knopfdruck als Tabelle in das aktuelle Excel-Dokument einfügen und für weitere Berechnungen verwenden. Ebenso können die Verkaufszahlen der letzten Woche direkt aus dem Sales-System abgerufen und sofort genutzt werden.


Technologisch werden solche Ad-Ins als Web Applikation z.B. mit Hilfe von React und Typescript erstellt. Dazu bietet Microsoft die nötigen Tools für Entwickler.


Steuern berechnen im Handumdrehen: Mein Excel-Add-In im Test


Um eigene Erfahrungen mit der Technik zu sammeln und mich bei der Steuerklärung zu unterstützen, habe ich ein solches Add-In geschrieben. Dieses kommuniziert mit dem Tax-Service, wie er auch von der öffentlichen Steuerberechnung vom Kanton Zürich verwendet wird. Der Service erlaubt das Senden der benötigten Parameter, um die Höhe der Steuerschuld zu berechnen. Hier sind ein paar Beispiele für diese Parameter:

  • Gemeinde,

  • Zivilstand,

  • Steuerjahr,

  • Einkommen und Vermögen,

  • Konfession.



Erkenntnisse und Vorteile


Der Aufruf von APIs mit Hilfe von TypeScript funktioniert gut und für das Userinterface können viele Komponenten verwendet werden. So wird gezeigt, wie einfach Daten aus umliegenden Systemen direkt in Excel verwendet werden können, sei es für Berechnungen oder als Grundlage für Daten, die ausgewertet werden sollen.


Alles findet genau dort statt, wo der Benutzer sich gewohnt ist, seine Aufgaben zu erledigen - in diesem Beispiel in Excel.


Optimierungspotential in Ihrem Unternehmen


Haben Sie selbst auch Prozesse oder Daten, welche oft mit einigem Aufwand aus verschiedenen Systemen zusammengetragen werden müssen? Überlegen Sie, wie Sie diese Arbeitsabläufe effizienter gestalten können? Gerne können wir zusammen mit Ihnen Lösungen suchen, um diese Prozesse zu optimieren und den Mitarbeitern viel Zeit zu sparen. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

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