Web-Applikation für die zentralisierte Verwaltung von R&D-Projekten
Der Kunde verwendet für seine R&D-Projekte den "Stage-Gate"-Prozess. Dieses Modell unterteilt jedes Projekt in klar definierte Phasen und führt vor dem Übergang zu einer neuen Phase eine Analyse der erzielten Ergebnisse durch. Auf Basis dieser rollenbasierten Analyse wird dann eine Entscheidung über den weiteren Verlauf des Projekts getroffen. Um diesen Prozess zu verwalten, verwendeten die R&D-Abteilungen des Kunden früher eigene Excel- und SharePoint-Vorlagen oder selbst entwickelte Software. Dies führte zu Ineffizienzen, da die Fortschritte in unterschiedlichen Projekten nicht miteinander verglichen werden konnten. Dadurch war es schwierig, die Qualität zukünftiger Projekte zu verbessern. Mit der Implementierung eines zentralen Systems konnte 1stQuad die manuellen Prozesse ablösen und die Durchführung interner Projekte transparenter und effizienter gestalten.
ABB Information Systems Ltd
Die ABB Ltd ist ein schwedisch-schweizerischer Energie- und Automatisierungstechnikkonzern mit Hauptsitz in Zürich, der 1988 aus der Fusion der schwedischen ASEA und der schweizerischen BBC entstand. Der Konzern ist weltweit tätig und beschäftigt etwa 147.000 Mitarbeiter in 100 Ländern.
Problem: Mangelnder Überblick über interne Projekte
ABB verwendet bei ihren internen R&D-Projekten den “Stage-Gate”-Prozess. Nach diesem Verfahren müssen die R&D-Abteilungen des Unternehmens sieben “Gates” - oder wichtige Projektmeilensteine - durchlaufen, um das Projekt erfolgreich abzuschliessen. Um einen “Gate” durchzugehen, muss ein Projekt bestimmte Anforderungen erfüllen. Als nächstes erörtern die Entscheidungsträger in einem "Gate"-Meeting den Fortschritt des Projekts anhand einer Management-Summary sowie die geschäftlichen Möglichkeiten und Risiken des Projekts. Der “Stage-Gate”-Prozess ermöglicht, rechtzeitige Geschäftsentscheidungen zu treffen, ob das Projekt fortgeführt, gestoppt oder neu ausgerichtet werden soll. Nach dem Ende des Projektes gibt es einen zusätzlichen “Gate”. Der dient dazu, die Erreichung der rollenbasierte Projektziele zu überprüfen und Erfahrungen für die Prozessverbesserung zu sammeln.
Um den “Gate”-Prozess zu verwalten, hatte der Kunde früher kein zentrales System. Mitarbeiter mussten viele Arbeitsschritte manuell erledigen. Dabei verwendete jede R&D-Abteilung ihre eigenen Vorlagen auf Basis von Excel und SharePoint oder sogar selbst entwickelte Software.
Die heterogene Systemlandschaft mit Legacy-Anwendungen bedeutete jedoch viel Handarbeit und Fehlerpotential. Da diese Vorlagen nicht zentral verwaltet wurden, gab es erhebliche Unterschiede in der Handhabung des "Stage-Gate"-Prozesses zwischen den verschiedenen Abteilungen. Infolgedessen war es praktisch unmöglich, eine aktuelle Übersicht über den Status aller Projekte zu erhalten und den Fortschritt zu vergleichen. Es war auch nicht möglich, von früheren Erfahrungen zu lernen und davon in neuen Projekten zu profitieren.
Lösung: Zentrales System für die Verwaltung von internen Projekten
1stQuad hat für ABB das Tool Team Gate entwickelt - eine moderne Web-Applikation, die auf dem klassischen Microsoft-Stack basiert und in Azure betrieben wird. Team Gate ersetzt die individuellen Prozesse und normalisiert das Passieren von Gates. Das System dokumentiert Anforderungen und Deadlines der Gates und erfasst die Fortschritte im Projektablauf. Dies bietet eine firmenübergreifende Übersicht über den Zustand aller Projekte und ermöglicht es, die Erkenntnisse und Ergebnisse zu vergleichen und damit die Qualität nachhaltig zu verbessern.
Aus Benutzersicht hilft Team Gate dabei, den "Stage-Gate"-Prozess einfacher und effizienter einzuhalten. Das System bietet alles an einem Ort, was Mitarbeiter zum Passieren der Gates benötigen, und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass sie etwas übersehen könnten. Da der "Stage-Gate"-Prozess nun zentral gesteuert werden kann, können heterogene Teams aus unterschiedlichen Ländern und Kontinenten transparent und effizient zusammenarbeiten.
Team Gate hilft auch dabei, Abläufe zukünftiger Projekte basierend auf Erfahrungen aus früheren Projekten zu verbessern. Das Tool lässt Managern zusätzliche Checklisten hinzufügen, die Mitarbeiter abprüfen müssen, bevor sie zum nächsten Gate kommen. Das passiert automatisch und ohne grossen Kommunikations- und Managementaufwand.
Bessere Kontrolle durch Integration mit anderen Systemen
Team Gate ist keine Insellösung, sondern interagiert auch mit anderen Systemen des Kunden. So arbeitet die Applikation beispielsweise sehr eng mit dem "Finance Approval System der R&D-Bereich" (NORRD) zusammen, sowie mit einem Test-Management-System. Zusammen bilden die Tools nun eine Plattform zur Abwicklung von R&D-Projekten. Dank der bidirektionalen Synchronisation sind die drei Applikationen auf dem gleichen Stand und erlauben den Benutzern immer Zugriff auf die aktuellen Daten.
Ergebnis: Anpassbares Tool für beliebig komplexe Prozesse
Mit Team Gate hat ABB nun ein Tool, das die Durchführung interner R&D-Projekte effizienter und transparenter macht. Die Applikation ist seit mehr als zwei Jahren in zwei R&D-Abteilungen mit komplexen und strikten Prozessen erfolgreich im Betrieb. Das Tool kann mit relativ geringem Aufwand an beliebig komplexe Prozesse angepasst werden und erlaubt die fortlaufende Integration neuer Projekttypen und Anforderungen.
