SharePoint für Onboarding externer Mitarbeitenden

Ein Produzent von Industriemaschinen benötigte eine moderne Lösung für effizientes Onboarding ihrer externen Mitarbeitenden. 1stQuad entwickelte für das Unternehmen eine benutzerfreundliche SharePoint Lösung, die den ganzen Onboarding Prozess abbildet und automatisiert.

Ein Produzent von Industriemaschinen

Unser Kunde ist ein weltweit tätiges Unternehmen, das sich auf die Herstellung und den Vertrieb von Maschinen und Anlagen für die Blechbearbeitung spezialisiert hat. Ihre Produktpalette umfasst Laser- und Wasserstrahlschneidemaschinen, Biegemaschinen und Automationssysteme.

Ausgangslage: Suche nach einer neuen Lösung für modernes Onboarding

Unser Kunde setzt in verschiedenen Bereichen auf externe Mitarbeitende. Der Anstellungsprozess involviert verschiedene Abteilungen wie Einkauf, HR und IT, und unterliegt unterschiedlichen Genehmigungsabläufen. Bisher wurde dieser Prozess durch eine Lösung unterstützt, die auf älteren Technologien basierte und lokal gehostet wurde. Das Unternehmen suchte nach einer moderneren und effizienteren Lösung, die eine nahtlose und transparente Zusammenarbeit aller beteiligten Abteilungen ermöglichen würde.

Lösung: Prozessdigitalisierung mit SharePoint Online, Power Automate und SharePoint Framework

Die 1stQuad Solutions AG hat für das Unternehmen eine neue Lösung entwickelt, die den Onboarding-Prozess komplett digital auf Basis von SharePoint Online abbildet. Zusätzlich wird das Onboarding durch Power Automate unterstützt, wodurch Aufgaben wie das Einreichen von Einstellungsanträgen, das Routing von Genehmigungen und das Benachrichtigen von Beteiligten automatisiert werden.

Unser Kunde hatte spezifische Anforderungen an die Benutzeroberfläche, die nicht mit den Standardmitteln von SharePoint umgesetzt werden konnten. Daher haben wir SharePoint Framework verwendet, um benutzerfreundliche Webparts und Formulare zu entwickeln, die eine intuitive Bedienung ermöglichen.

Aktueller Onboarding-Prozess: Ein Überblick

Wenn externe Mitarbeitende benötigt werden, können Angestellte die Anforderungen in einem eigenen Formular im SharePoint Intranet eingeben und den Antrag auf den Weg schicken.

Abhängig von Angaben, ob die gesuchte Person z.B. einen PC-Arbeitsplatz benötigt, nur remote arbeitet oder auch vor Ort, müssen Informationen und Genehmigungen von verschiedenen Abteilungen eingeholt werden. Dazu werden die Daten analysiert und die involvierten Personen anhand von Verantwortlichkeiten und Niederlassungen und Abteilungen bestimmt.
Während die verantwortlichen Personen im Rahmen des Prozesses die benötigten Daten zentral in den für sie sichtbaren Bereich des Formulars eingeben, kann der Prozessstatus in visueller Form beobachtet werden.
Sobald eine neue Aufgabe erledigt werden muss, wird die entsprechende Person via E-Mail informiert und direkt per Link auf die Applikation und den richtigen Prozessschritt geleitet, wo Informationen eingegeben und Genehmigungen erteilt werden können.
Am Ende wird der Ablauf der Genehmigung kontrolliert, freigegeben und bleibt digital inklusive der History-Daten im System abgelegt.

Benefits im Blick

Transparenz: Die Lösung ist für alle Beteiligten im Intranet zugänglich, die Prozesse sind zentral geführt und einsehbar.
Datensicherheit: Der Einsatz von SharePoint ermöglicht eine zentrale Speicherung aller Daten und automatisiert die Anwendung vorhandener Datensicherheitsrichtlinien.
Benutzerfreundlichkeit: Die Lösung ermöglicht eine intuitive Bedienung ohne grossen Schulungsaufwand durch die Verwendung von SharePoint Frameworks.