Prozessautomatisierung für eine regierungsnahe Organisation

Ausgangslage  

​

Der Kunde stand vor verschiedenen Herausforderungen, die auf manuelle Arbeitsabläufe zurückzuführen waren. Im Bereich des MLC-Managements wurden beispielsweise Excel-Tabellen genutzt, um Informationen wie Jobwechsel, Neueinstellungen, Mitarbeiteraustritte und Änderungen in den Personalakten zu verfolgen. Um diese Daten mit verschiedenen Teams zu teilen, wurden mehrere Kopien dieser Tabellen erstellt. Das führte zu Ineffizienzen und Verwirrung über den aktuellen Stand der Prozesse und darüber, welche Aufgaben bereits erledigt waren. Dieser Prozess war für die Mitarbeitenden im MLC-Bereich intransparent und erschwerte die Koordination und den Informationsaustausch.

 

Zusätzlich zu den Herausforderungen der MLC gab es für das Anforderungsmanagement bei Änderungen oder Entwicklungen von Softwareanwendungen keinen standardisierten Ansatz, und es variierte von Projekt zu Projekt. Umfangreiche Dokumentationen und eine Kommunikation, die sich hauptsächlich auf Gespräche oder E-Mails stützte, machten es schwierig, Änderungen zu verfolgen und den Fortschritt zu überwachen.

​

Ausserdem erfolgte die Kommunikation mit externen Partnern ausschließlich über E-Mail, wodurch die Notwendigkeit einer Lösung zur Automatisierung des Datenaustauschs und zur Verbesserung der Datensicherheit offensichtlich wurde.

​

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich der Kunde für die Prozessautomatisierung mit AgilePoint. Diese Technologie war bereits in die IT-Infrastruktur des Unternehmens integriert, und der Kunde wandte sich an 1stQuad, um die Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.

​

Lösung

​

1stQuad unterstützte den Kunden bei der Gestaltung und Konfiguration von Workflows. Wir haben klare Schritte, Genehmigungen und Bedingungen in diesen Prozessen gemäss den Unternehmensrichtlinien definiert. Anschliessend wurden diese Prozesse reibungslos in die bestehende IT-Infrastruktur des Kunden integriert.

Um den Mitarbeitern den Zugang zu diesen Prozessen zu erleichtern, haben wir eine massgeschneiderte Benutzeroberfläche auf Basis von SharePoint entwickelt. Da diese Plattform im Unternehmen bereits vertraut und etabliert war, konnten die Mitarbeiter sie problemlos nutzen, um auf verschiedene Prozesse zuzugreifen und diese effizient zu verwalten. Dadurch wurde ein zentraler Anlaufpunkt geschaffen, an dem alle benötigten Informationen und Prozesse verfügbar waren.

​

Mitarbeiterlebenszyklus

​

Mit AgilePoint automatisierten wir die Aufgaben des MLC-Managements, die zuvor in Excel-Tabellen erfasst wurden. Dies führt nun zu einer konsistenten Datenverwaltung und ermöglicht die Echtzeitverfolgung des Status und Fortschritts der Abläufe für die IT und Mitarbeitende. Hier sind einige Einsatzfälle:

​

• Mitarbeitereintritt: Der eingeführte Prozess stellt sicher, dass neue Mitarbeiter vor ihrem ersten Arbeitstag problemlos in allen wichtigen Systemen erfasst werden. Zudem wird ein Laptop bereitgestellt und der Arbeitsplatz vorbereitet. Sollte es zu Problemen kommen, ermöglichen detaillierte Protokolle eine schnelle Analyse.

• Mitarbeiteraustritt: Beim Ausscheiden von Mitarbeitern wird ihr Zugang zu Systemen deaktiviert, und die Rückgabe von Unternehmenseigentum wird durchgeführt.

• Arbeitsplatzwechsel: Mitarbeiter reichen ihre Anträge für einen Arbeitsplatzwechsel ein; diese werden automatisch an die entsprechenden Vorgesetzten und Abteilungen zur Genehmigung weitergeleitet. Dabei kann der Wechsel jederzeit nachvollzogen werden.

• Aktualisierung von Mitarbeiterdaten: Wenn sich Mitarbeiterdaten wie Adresse, Kontaktinformationen, Bankverbindung oder Heiratszustand ändern, haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, diese Änderungen eigenständig im Self-Service-Verfahren vorzunehmen.

• Homeoffice: Für Homeoffice oder Remote-Arbeit reichen Mitarbeiter Anfragen ein und erhalten Ressourcen, die sie für die Arbeit von zu Hause aus benötigen. Wenn der Homeoffice-Zeitraum endet oder sich die Bedingungen ändern, automatisiert AgilePoint den Prozess der Beendigung des Homeoffice-Status ebenfalls.

​

Anforderungsmanagement

 

Im Zusammenhang mit der Änderung einer bestehenden Anwendung oder der Entwicklung einer neuen automatisiert AgilePoint den gesamten Ablauf, von der Antragsstellung über die Genehmigung bis zur Dokumentenerstellung. Dieser Prozess ähnelt einer Ausschreibung und gliedert sich wie folgt:

​

1. Definition der Anforderungen: Benutzer geben an, ob es sich um ein neues oder bestehendes Projekt handelt und erhalten eine automatisch generierte Projekt-ID zur eindeutigen Identifikation. Anschliessend erfassen sie Informationen wie verantwortliche Stellen, Ausgangslage, angestrebten Soll-Zustand, Risiken, Nutzen und Deadlines.

2. Überprüfung: Die Anforderungen werden an das gesamte Projektteam weitergeleitet.

3. Einschätzung: Nach Genehmigung werden automatisch Word- oder PDF-Dokumente generiert und an Lieferanten versandt, die daraufhin Einschätzungen basierend auf den Anforderungen abgeben können.

4. Dokumentation der Lösungsvorschläge: Am Ende dieses Prozesses wird ein Dokument erstellt, das sämtliche Anforderungen und Lösungsvorschläge auflistet, inklusive Kosten, Risiken und anderen relevanten Informationen. Das gesamte Projektteam überprüft dieses Dokument erneut, um zu entscheiden, ob das Projekt im vorgeschlagenen Budgetrahmen umsetzbar ist.

 

Dieser Prozess stellt sicher, dass Anforderungen in standardisierter Form erfasst werden. Dies erleichtert die Verfolgung der Abläufe, die Bewertung der Anforderungen und ermöglicht einen besseren Vergleich zwischen verschiedenen Projekten.

 

Kommunikation mit externen Partnern

 

Um die Kommunikation und den Datenaustausch sicherer zu gestalten, wurden Partner, mit denen der Kunde intensiv zusammenarbeitet, in das System integriert. Anstatt sensible Daten per unsicherer E-Mail zu versenden, nutzt der Kunde jetzt ein sicheres Formular, das über einen verschickten Link zugänglich ist. In diesem Formular können sie Anfragen stellen, den Betreff, das zuständige Team und ihre Anliegen spezifizieren. Zudem haben sie die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen und Rückfragen zu stellen. Diese Form der Kommunikation gewährleistet Sicherheit und Verschlüsselung. Die übermittelten Daten werden über SharePoint hochgeladen und gespeichert.

​

Neben der erhöhten Sicherheit birgt dieser Ansatz weitere Vorteile. Die zentrale Verwaltung ermöglicht ein unkompliziertes Auffinden spezifischer Informationen, was wiederum den Zeitaufwand für die Verwaltung von Anfragen reduziert. Zusätzlich kann der Verlauf und der aktuelle Status von Anfragen jederzeit überprüft werden – im Vergleich zu früheren Prozessen. Dabei steht nicht nur der bearbeitenden Person, sondern dem gesamten Team der Zugriff auf diese Informationen offen.

 

Ergebnis 

​

Seit der Einführung von AgilePoint und der Automatisierung manueller Aufgaben konnte der Kunde seine Abläufe effizient gestalten und sicherstellen, dass alle Schritte gemäss den Unternehmensrichtlinien durchgeführt werden. Darüber hinaus wurde gewährleistet, dass Einträge und Informationen stets rechtzeitig zum Stichtag verfügbar sind. Alle Prozesse sind nun transparent und nachvollziehbar, da die Mitarbeiter alle Schritte in Echtzeit verfolgen können.

​

Im Laufe unserer Zusammenarbeit mit dem Kunden wurden auch weitere Prozesse mit AgilePoint automatisiert. Dazu gehören unter anderem Abläufe in den Bereichen Finanzen, Büroorganisation und Besuchermanagement.