Automatisierung des Berechtigungsmanagements für ein Finanzinstitut
Unser Kunde muss für jede seiner Anwendungen ein Berechtigungskonzept erstellen. Dieses umfangreiche Dokument legt fest, wer auf welche Daten zugreifen darf. Jedes Jahr mussten diese Konzepte manuell überprüft und aktualisiert werden, was viel Zeit in Anspruch nahm. Um diesen Prozess zu automatisieren, entwickelte 1stQuad in nur 15 Tagen eine auf AgilePoint basierende Lösung.
Ein Finanzinstitut
Der Kunde ist ein Finanzinstitut, das Finanzdienstleistungen für Einzelpersonen und Firmen anbietet. Das Unternehmen verfügt über ein Netzwerk von internationalen Vertretern und regionalen Beratungsbüros, unter anderem in China, Singapur und Brasilien.
Ausgangslage
​
Jedes Mal, wenn der Kunde eine Anwendung in Betrieb nimmt, muss ein Berechtigungskonzept erstellt werden. In diesem umfangreichen Dokument steht, wer auf sensible Daten zugreifen darf, welche Rechte es gibt und wie detailliert diese sein sollten. Das Hauptziel ist es, sicherzustellen, dass wichtige Informationen von den Benutzern der neuen Anwendung nicht unrechtmässig abgegriffen oder gestohlen werden können.
Jedes dieser Berechtigungskonzepte muss jedes Jahr überprüft und auf den neuesten Stand gebracht werden. Um den Überblick über die vielen Anwendungen zu behalten, führte der Kunde eine Liste in Excel. Manuell wurde geprüft, ob Aktualisierungen notwendig sind. Wenn das der Fall war, erhielten die Verantwortlichen für die jeweilige Anwendung eine E-Mail mit der Aufforderung, das Konzept zu überarbeiten. Dabei war es notwendig, das umfangreiche Dokument detailliert durchzugehen und anzupassen.
Da unser Kunde insgesamt über 600 Anwendungen betreut, waren diese Prozesse äusserst zeitaufwändig. Um diesen Ablauf effizienter zu gestalten, suchte der Kunde nach einer digitalen Lösung, die den gesamten Prozess vereinfacht und beschleunigt.
​
Lösung
1stQuad hat eine Lösung entwickelt, die auf dem bereits in die IT-Infrastruktur des Kunden integrierten AgilePoint aufbaut. Diese Lösung verbessert den Prozess der Konzepterstellung und -aktualisierung. Sie umfasst die folgenden Anwendungsfälle:
Automatisierte Überwachung von Konzepten: Die Lösung führt täglich automatische Prüfungen durch, um zu erkennen, welche Konzepte ablaufen oder aktualisiert werden müssen. Dies geschieht ohne manuelle Eingriffe oder das Durchgehen von Excel-Listen. Sobald eine Aktualisierung erforderlich ist, sendet die Lösung automatisch Benachrichtigungen an die zuständigen Mitarbeiter. Dies spart Zeit und sorgt dafür, dass keine Fristen verpasst werden.
Schnelles Erstellen neuer Konzepte: Um ein neues Berechtigungskonzept zu erstellen, gibt ein Mitarbeiter die Applikationsnummer ein. Das System nutzt diese Nummer, um automatisch alle relevanten Daten zu laden, die für das jeweilige Konzept benötigt werden. Auch wird das vollständige Konzept schon vorabgefüllt, sollte es sich um eine bestehende Applikation handeln.
Nachdem die relevanten Informationen eingegeben wurden, leitet das System den Prozess automatisch zur Prüfung weiter. Die Daten werden in das Konzept integriert, ohne dass manuelle Übertragungen notwendig sind. Das Team kann die eingegebenen Daten gezielt überprüfen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen vorhanden sind. Dies beschleunigt den Prüfungsprozess und ermöglicht eine schnellere Freigabe des Konzepts.
Beschleunigte Überarbeitung und Aktualisierung: Statt umfangreiche Dokumente durchzugehen, werden den Mitarbeitern in der Lösung nur die relevanten Informationen angezeigt, die bearbeitet werden müssen. Das agile Formular präsentiert Fragen und Optionen, die auf die Spezifik der jeweiligen Konzepte zugeschnitten sind. Wie beim Erstellen neuer Konzepte beantworten die Benutzer dabei nun klare Ja-Nein-Fragen und wählen aus vorgegebenen Optionen. Dies minimiert den Zeitaufwand für die Dateneingabe und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung.
​
Ergebnis
​
Die Entwicklung und Implementierung dieser Lösung wurden in nur 15 Tagen abgeschlossen, einschliesslich Anforderungsanalyse, Implementierung, Einführung und Dokumentation.
Die Einführung der Lösung hat das Berechtigungsmanagement grundlegend modernisiert. Dank automatisierter Datenerfassung, gezielter Fragen und dem Wegfall manueller Schritte wurde der gesamte Prozess der Konzepterstellung erheblich beschleunigt. Mitarbeiter benötigen weniger Zeit, um neue Konzepte zu erstellen oder bestehende zu überarbeiten. Darüber hinaus trägt die Lösung dazu bei, sensible Daten besser zu schützen, da Konzepte stets rasch aktualisiert werden.
Ein weiterer Vorteil dieser Lösung ist, dass alle Daten des Berechtigungskonzepts nun strukturiert zur Verfügung stehen. Falls der Kunde es wünscht, können sie genutzt werden, um umfangreiche Auswertungen mithilfe von KI-Tools durchzuführen.