Automatisierung der Motoren-Auftragsabwicklung mit AgilePoint
Der Kunde musste bei einer Motorenbestellung oder -wartung verschiedene Aufgaben manuell erledigen. Um diesen zeitaufwändigen Prozess effizienter zu machen, entwickelte 1stQuad eine Lösung zur Automatisierung der Auftragsabwicklung.
Ein Gerätehersteller
Der Kunde ist ein multinationaler Gerätehersteller, der sowohl deutsche als auch schweizerische Wurzeln hat. Mit insgesamt 140 Tochtergesellschaften auf der ganzen Welt ist das Unternehmen auf allen Kontinenten präsent.
Ausgangslage
Das Unternehmen wollte den Ablauf der Motor-Auftragsabwicklung verbessern. Bisher wurden verschiedene Prozesse, wie das Erstellen von Motorprotokollen und das Bestellen von Zertifizierungstypenschildern, manuell in Excel und über E-Mails verfolgt. Dies führte zu Schwierigkeiten bei der Überwachung und Koordination. Um dies effizienter und transparenter zu gestalten, hat der Kunde beschlossen, ein Kundenportal zu entwickeln.
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Lösung
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1stQuad hat bei der Entwicklung des Kundenportals mitgewirkt. Während das Frontend von einem externen Unternehmen erstellt wurde, konzentrierte sich unser Team auf die Implementierung des Backend-Teils. Die Lösung basiert auf AgilePoint, um die Aktionen der Mitarbeiter zu überwachen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schritte korrekt ausgeführt werden.
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Zu Beginn hat unser Team sämtliche Informationen zum Lebenszyklus von Motoren – wie Bestelldetails, Wartungshistorie und Protokolle zu Reparaturen und Serviceleistungen – in einer zentralen Datenbank strukturiert und konsolidiert. Diese Struktur erlaubt nicht nur die Automatisierung der Auftragsabwicklung, sondern gestattet dem Kunden auch, mithilfe von Analysetools wie Power BI Daten zu analysieren und bedeutende Einblicke in die Historie von Motoren und durchgeführte Aktionen zu gewinnen.
Als nächstes haben wir Automatisierungsworkflows erstellt und konfiguriert. Klar definierte Schritte, Genehmigungen und Bedingungen wurden in diese Prozesse integriert, sodass sämtliche Phasen der Auftragsabwicklung – von der Bestellung bis zur Auslieferung – automatisch und reibungslos ablaufen. So funktioniert nun die Auftragsabwicklung:
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Ein Kunde möchte seinen Motor reparieren lassen und stellt eine Anfrage.
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Der Antrag wird ins interne Netz weitergeleitet, dort erfasst und auf Validität überprüft.
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Basierend auf dem Identifikationsetikett am Motor und vorhandenen Daten zum Motor wählt das System den erforderlichen Prozess.
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Die verantwortliche Person erhält eine Benachrichtigung zur Überprüfung der initialen Angaben und startet den eigentlichen Reparaturprozess.
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Der Prozess durchläuft von Abteilung zu Abteilung, bis der Auftrag abgewickelt ist. Alle Zwischenschritte werden im System protokolliert.
Ergebnis
Durch die Automatisierung mit AgilePoint wird der gesamte Arbeitsablauf der Auftragsabwicklung bei dem Kunden nun effizienter und zuverlässiger. Das Unternehmen erhält einen genauen Einblick in den Status jeder Motorbestellung, die durchgeführten Aktionen und die verantwortlichen Personen. Dadurch können genaue Aufzeichnungen geführt werden, ohne dass es notwendig ist, diese manuell über E-Mails und Excel-Tabellen zu verfolgen. Das System übernimmt die Routineprozesse, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.