Ausschreibungsportal für die BLS AG
Die Beschaffungsabteilung der BLS benötigte eine neue Lösung, um den Ausschreibungsprozess zu automatisieren. Das bisherige Excel-VBA-Tool konnte ihre Anforderungen nach dem Umstieg auf SharePoint Online nicht mehr erfüllen. Mit der neuen Lösung beabsichtigte der Kunde nicht nur das vorherige Tool zu ersetzen, sondern auch seine Prozesse zu standardisieren, um den gesamten Ausschreibungsprozess noch effizienter zu gestalten.
BLS AG
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Die BLS AG ist ein Schweizer Bahnunternehmen mit Sitz in Bern. Die BLS betreibt mit über 3000 Mitarbeitenden ein umfassendes Schienennetz in den Kantonen Bern, Wallis und Solothurn. Zu den wichtigsten Strecken gehören die Lötschbergbahn und der RegioExpress Bern-Neuenburg. Zudem bietet sie Schifffahrtsdienste auf dem Thuner- und Brienzersee an.
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Ausgangslage
Die Beschaffungsabteilung der BLS suchte nach einer Lösung zur Automatisierung des Ausschreibungsprozesses. Das bisherige Excel-VBA-Tool genügte den Anforderungen nicht mehr, da das Unternehmen auf SharePoint Online umgestiegen war und die Migration zur neuen Plattform sich als zu komplex erwies. Zusätzlich waren weitere Funktionen notwendig, um die Genehmigungsprozesse zu standardisieren und den gesamten Ausschreibungsprozess effizienter zu gestalten.
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Lösung: AgilePoint und SharePoint-Integration
Daher entschied sich der Kunde, die Expertise von 1stQuad in Anspruch zu nehmen, um eine neue Ausschreibungsplattform zu entwickeln. Gemeinsam haben wir das bisherige Excel-VBA-Tool durch eine Plattform auf Basis von AgilePoint und SharePoint ersetzt. AgilePoint ermöglichte die flexible Automatisierung von Geschäftsprozessen und liess sich nahtlos in SharePoint-Online integrieren – die perfekte Kombination für die Anforderungen der Beschaffungsabteilung.
Die neue Lösung automatisiert den gesamten Ausschreibungsprozess und schafft klare Vorgaben und Verantwortlichkeiten, was zu einem strukturierten und transparenten Ablauf führt. Hier sind einige der Hauptfunktionen und Aktivitäten, die mit der Lösung durchgeführt werden können:
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Verwaltung von Ausschreibungen: Benutzer können neue Ausschreibungen erstellen, bestehende ändern und den Status jeder Ausschreibung verfolgen.
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Automatisierung wiederkehrender Prozesse: Dazu gehören das Erstellen von SharePoint-Seiten und Dokumentenablagen für Ausschreibungen, das Befüllen von Vorlagen mit relevanten Daten und die Verwaltung von Freigabeprozessen.
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Integration von Vorlagen und Standardstrukturen: Dadurch können alle Ausschreibungen einheitlich und strukturiert ablaufen, was die Zusammenarbeit erleichtert und den Prozess effizienter macht.
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Direkte Echtzeitkommunikation: Mitarbeiter können Nachrichten austauschen, und Dateien teilen.
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Zentraler Zugriff auf Dokumente: Alle relevanten Dateien und Informationen werden zentral gespeichert, was die Verwaltung und den Zugriff für alle Projektbeteiligten erleichtert.
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Auf dem Portal können die Mitarbeiter Ausschreibungen überblicken, für die sie zuständig sind, und die erforderlichen Aufgaben im Beschaffungsprozess bequem erledigen.
Bequeme Suche
Mithilfe der PnP Modern Search Lösung haben wir die Suchfunktion implementiert, die es den Mitarbeitern ermöglicht, schnell und einfach die benötigten Dokumente zu finden. Die Benutzer können nach Datum, Ausschreibungsart oder verantwortlicher Abteilung filtern, um die Ergebnisse besser einzuschränken. Zudem können sie über das Archiv abgeschlossener Ausschreibungen nach älteren Projekten und Dokumenten suchen. Die Search-Funktion schlägt während der Eingabe mögliche Suchbegriffe vor, um die Effizienz der Suche zu steigern und Tippfehler zu vermeiden.
Umsetzung
Die Lösung wurde mithilfe von 16 AgilePoint Apps, drei SharePoint Online Site Collections und Microsoft Teams Teams Channels umgesetzt.
Die AgilePoint Apps decken alle notwendigen Prozesse für Ausschreibungen ab, wie z. B. das Eröffnen neuer Ausschreibungen, das Vornehmen von Änderungen an bestehenden Ausschreibungen, verschiedene Freigabestufen und die Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften. Sie generieren auch Annahme- und Ablehnungsschreiben für die Teilnehmer an einer Ausschreibung.
Die SharePoint Site Collections dienen zur Verwaltung von Ausschreibungen, Dokumentenvorlagen und der Archivierung. Sie enthalten auch Metadaten, die von AgilePoint genutzt werden, um Workflows zu steuern und die Dokumentenablagen anzupassen. Mitarbeiter können Dokumentenvorlagen ohne Einfluss auf die Ausschreibungen bearbeiten.
Microsoft Teams wird eingesetzt, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten zu verbessern. In den MS Teams-Channels können Projektteams, Verantwortliche der Ausschreibungen und andere Stakeholder direkt miteinander kommunizieren und relevante Dateien zentral ablegen.
Ergebnisse
Mit der neuen Lösung konnte die BLS nun erstmals alle Beschaffungsgeschäfte über eine zentrale Datenbank verfolgen und steuern. Dies führte zu einer erheblichen Effizienzsteigerung, da auch kleine Beschaffungsgeschäfte nun besser kontrolliert werden konnten. Die einheitliche Struktur und die Nutzung von Basisvorlagen erleichterten die Arbeit für alle Beteiligten und sorgten für eine bessere Zusammenarbeit. Durch die Digitalisierung der Freigabeprozesse wurden klare Vorgaben und Verantwortlichkeiten geschaffen, was zu einem strukturierten und transparenten Ablauf führte.
Dank der mobilen Fähigkeit von SharePoint und AgilePoint können die Beschaffungsprozesse auch von unterwegs aus verfolgt, ausgelöst und genehmigt werden, was die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit der BLS erhöht.