Der Versicherungs- und Diensleistungsanbieter Baloise baut den Arbeitsplatz der Zukunft. 1stQuad durfte Baloise bei den ersten Schritten auf dem Weg zum Digital Workplace begleiten.

Die Mehrzahl der 6000 Mitarbeitenden der Baloise Group arbeitet am Computer. Angesichts der rasanten Marktentwicklung und neuer Kunden- und Mitarbeiterbedürfnisse sind diese Arbeitsplätze einem starken Wandel unterworfen: Die Baloise Group möchte den Arbeitsplatz konsequent auf die heutigen Möglichkeiten ausrichten. Das Ziel sind integrierte und vernetzte Lösungen, die auch neue Arbeitsmethoden bestmöglich unterstützen.

Die 1stQuad Solutions AG durfte die Baloise Group bei den entscheidenden ersten Schritten auf dem Weg in die digitale Zukunft begleiten. Auf Basis von Microsoft-Technologien mit Fokus auf Office 365 soll eine integrierte Digital-Workplace-Plattform entstehen, die unter anderem bestehende Lösungen auf Basis von Lotus Notes und Magnolia ablöst.

Schritt 1: Vision und Strategie

Nach der Vision von Baloise-CEO Gert de Winter soll der integrierte Arbeitsplatz die Zusammenarbeit nicht nur unternehmensintern, sondern auch im Austausch mit Kunden und Partnern massgeblich verbessern. 1stQuad unterstützte Baloise dabei, aus dieser Vision die Mission und Strategie sowie konkrete Zielsetzungen zu formulieren.

Als Erstes wurden die drei «Must-Win-Battles» identifiziert: Erzeugen von Relevanz für die jeweiligen Zielgruppen, Fördern des kulturellen Wandels und Ermöglichen integrierter Arbeitsweisen. Auf diese Weise entstanden das Fundament eines gemeinsamen Verständnisses, eine Standortbestimmung mit Priorisierung der Schlüsselanforderungen sowie eine Übersicht aller bestehenden Anforderungen. Gleichzeitig wurde das wichtige Thema «Kultur und Change» diskutiert: Wie kann der gewünschte Wandel durch geeignete Massnahmen unterstützt werden?

Schritt 2: Building Blocks und Grobkonzept

Auf Basis der Strategiearbeiten und der erhobenen Bedürfnisse konnten, angelehnt an bewährte Good Practices, fünf zentrale Elemente des neuen Arbeitsplatzes bestimmt werden, die so genannten Building Blocks: News und Mitarbeiterkommunikation, Content und Informationsarchitektur, Collaboration, Search und der Home Screen. Für jeden Building Block entwickelte 1stQuad zusammen mit Baloise ein Grobkonzept, relevante User Stories sowie eine Grobvisualisierung der angezielten Oberfläche in Form von Wireframes. Damit liess sich das neue Intranet konzeptionell aufzeigen, und die Projektmitarbeitenden konnten sich das zukünftige Benutzererlebnis gut vorstellen.

Schritt 3: Technische Machbarkeit

Eine Studie zur technischen Machbarkeit stellte rasch klar, dass mit den Standardmöglichkeiten von Office 365 nicht alle Anforderungen abgedeckt waren. Eine Überprüfung der Building Blocks im Verhältnis zu den Anforderungen zeigte, wo die Abdeckung mit den Office-365-Bordmitteln genügt und wo funktionale Lücken bestehen.

Schritt 4: Evaluation

Fortgeschrittene Intranet-Lösungen und Frameworks füllen die Lücke zwischen den Standardmöglichkeiten von Office 365 und den heutigen Anforderungen im Enterprise-Umfeld. Der Markt hält eine schwer überblickbare Vielfalt solcher Produkte bereit, die teils sehr schnelllebig sind: Einige Lösungen erscheinen und verschwinden innert Jahresfrist. Eine sorgfältige Evaluation war nötig. Dazu wurden verschiedene Quellen herangezogen, insbesondere der «Clearbox Report», der 26 Intranet-Lösungen im Detail vergleicht.

Das Ziel der Evaluation: Die Wahl eines Produkts, das strategisch zur neuen Microsoft-Ausrichtung von Baloise passt und die im Grobkonzept identifizierte Funktionalität am besten abdeckt. Um einen Lock-in-Effekt zu vermeiden, sollte sich das gewählte Produkt zudem leicht aus Office 365 herauslösen lassen. Ebenfalls essentiell war eine flexible Schnittstelle für den Bau neuer Business-Funktionen und Anwendungen.

Aus der eingehenden Evaluation ging die Intranet-Lösung Wizdom vom Hersteller Webtop als Sieger hervor. Wizdom überzeugte durch seinen grossen, zu den Baloise-Anforderungen passenden Funktionsumfang sowie durch eine lebendige Partnerlandschaft und ein attraktives Lizenzmodell.

Blick in die Zukunft – Next Steps

Der Digital Workplace der Baloise Group steht nun vor der Umsetzung. Im kommenden halben Jahr soll ein erstes Release entstehen, mit dem die Stakeholder gezielt erste Erfahrungen sammeln können. Die Herausforderungen sind mit den aufkommenden Veränderungen in einzelnen Projektstreams gross. Eine der bedeutendsten Hürden wird der kulturelle Wandel sein, den die Digitale Transformation bei Baloise unweigerlich mit sich bringt.

"Ich konnte die Motivation und den Umbruchwillen zur Digitalisierung der Baloise regelrecht spüren. Mit Wahl und Ausarbeitung von Strategie, Vorgehen und Tools des neuen Mitarbeiter-Intranets im Rahmen des  Digital-Workplace-Programs durften wir mithelfen, einen wichtigen Meilenstein zu legen."

Thomas Maeder, Digital Workplace Consultant
1stQuad Solutions AG

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