Anhand eines konkreten Geschäftsvorfalls – Genehmigung von Reiseanträgen in einem dynamischen Workflow – sammelte das Eidgenössische Nuklearsicherheitsinspektorat ENSI das nötige Know-how und erste Erfahrungen bei der Prozessdigitalisierung. 1stQuad unterstützte die Behörde mit intensivem Coaching war entscheidend an der Umsetzung des Projekts beteiligt.

Das Eidgenössische Nuklearsicherheitsinspektorat ENSI ist die Aufsichtsbehörde über die Schweizer Kernanlagen – vom Kernkraftwerk über Forschungsreaktoren bis zu den Zwischenlagern für radioaktive Abfälle. Nicht zuletzt aus Vertraulichkeits- und Sicherheitsgründen unterhält das ENSI eine eigene IT-Abteilung. Die ENSI-IT erhielt den Auftrag, verschiedene Arbeitsabläufe zu digitalisieren und wollte dafür zusätzliches Know-how erwerben.

1stQuad hatte für das ENSI bereits eine erfolgreiche Intranet-Plattform gebaut und erhielt den Auftrag, die IT-Abteilung anhand eines konkreten Business-Case bei der Prozessdigitalisierung zu coachen. Als Beispiel diente ein typischer Genehmigungsworkflow: Reiseanträge sollen künftig über einen weitgehend automatisierten Prozess gestellt und bewilligt werden.

Die Besonderheit: Den Genehmigungslauf sollte nicht eine menschliche Instanz definieren. Stattdessen berechnet ein Algorithmus anhand verschiedener Faktoren dynamisch, welche Führungsebenen den Antrag genehmigen müssen und ob auch das Controlling involviert wird. Die benötigten Informationen entnimmt der Algorithmus den Angaben im Antragsformular sowie dem Active Directory – dort ist zum Beispiel die Organisationsstruktur festgehalten. Der Prozess ist somit nicht fix vorgegeben, sondern durch variable Parameter gesteuert.

Die Umsetzung des Reiseantragsprozesses wurde durch die ENSI-IT geführt und durch 1stQuad unterstützt. Technisch kam eine Kombination von Nintex Workflow und Nintex Forms zum Einsatz, die auf dem bestehenden SharePoint-Intranet aufsetzt. Mit dem gewonnenen Wissen und den Erfahrungen aus dem Projekt ist das ENSI nun in der Lage, künftig weitere Geschäftsprozesse selbstständig zu digitalisieren.

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