Integrierter Offertprozess vom ERP zum Dokument für KIBAG

Bei der KIBAG-Gruppe entstehen selbst umfangreiche Offerten heute mit erstaunlich geringem Aufwand. Eine benutzerfreundliche Dokumenten- und Informationslösung machte es möglich, die Effizienz bei der Ausstellung von Offerten durch automatische Erzeugung komplexer Word-Dokumente massiv zu steigern. 1stQuad holte das Beste aus Microsoft SharePoint und ergänzenden Standardprodukten heraus und entwickelte die neue Lösung in Rekordzeit.

Allein der Geschäftsbereich Bauleistungen der Unternehmensgruppe KIBAG erstellt jedes Jahr Offerten im Gesamtumfang von mehreren Milliarden Franken. Der Aufwand dafür wurde durch neue Vorschriften und das stetige Wachstum immer grösser. Das herkömmliche Vorgehen, Offertdokumente an verschiedenen Standorten manuell auf jeweils unterschiedliche Art zu erstellen, erweis sich als zunehmend ineffizient. In einem ersten Schritt führte KIBAG deshalb ein gruppenweites ERP-System ein. Doch komplexe Dokumente wie eine umfassende, bebilderte Projektbeschreibung mussten weiterhin von Hand aufgesetzt werden. Eine zentrale Plattform zur projektbezogenen Datenablage stand nicht zur Verfügung.

In der Ausschreibung für das neue Dokumenten- und Informationsmanagment (DIMS) von KIBAG erhielt 1stQuad nach einer sorgfältigen Evaluation den Zuschlag – laut dem zuständigen Projektleiter bei KIBAG hat 1stQuad die Prozesse am besten verstanden und eine Lösung vorgeschlagen, die der Arbeitsweise der KIBAG-Gruppe entspricht. DIMS wurde in einem iterativen Verfahren mit sechs Releases in rund acht Monaten entwickelt und basiert auf drei Technologien: Microsoft SharePoint als grundlegende Kollaborationsplattform, funktional erweitert durch MatchPoint, sowie Officeatwork zur automatisierten Erstellung von Dokumenten. Ein wichtiger Aspekt war die Integration mit dem ERP-System von Abacus.

Mit DIMS können die KIBAG-Mitarbeitenden die benötigten Offertdokumente nun mit massiv geringerem Aufwand erzeugen und alle Informationen standortunabhängig nach Projekten geordnet verwalten. Ein Fotobereich mit nutzerspezifischen Galerien erleichtert die Zusammenstellung von Dokumenten mit Bildern. Stammdaten aus dem Abacus-ERP werden massgeschneidert mit Projektinformationen verknüpft. Als Resultat entstehen automatisch nach Standardvorgaben generierte Office-Dokumente, die direkt in die Offerte eingehen.

"Dank des iterativen Vorgehens konnten wir die Lösung schrittweise entwickeln und jeweils die Erfahrungen aus dem vorhergehenden Release berücksichtigen. So haben wir im Hinblick auf die Projektziele zum Schluss eine Punktlandung erreicht."

Thomas Gross, Senior Project Manager
KIBAG Dienstleistungen AG

Warum 1stQuad?

  • Wir sind Querdenker, nutzen modernste Technologien und schaffen überzeugende Lösungen mit dem Fokus auf das Wesentliche. Wir erledigen unsere Aufgaben zeitnah, unkompliziert und gewissenhaft.​
  • Unsere interdisziplinären Berater und ausgewiesenen IT-Spezialisten verfügen über ein breites und tiefes Wissen sowie einen grossen Erfahrungsschatz. Wir sehen uns als Unternehmer im Unternehmen, und fördern ein ganzheitliches Denken mit Weitsicht und Umsicht.​
  • Wir beraten, begleiten und realisieren. Wir können sämtliche Kompetenzen aus einer Hand abdecken und verfügen über eine breite Palette an praxisbewährten Lösungen und Bausteinen, die wir laufend weiterentwickeln.​
  • Den Wert unserer Lösungen messen wir konsequent an der Kundenzufriedenheit. Dabei vergessen wir nie, dass jeder Kunde einzigartig ist. Wir kombinieren bewährte Methoden und Werkzeuge mit agilen und effektiven Vorgehensweisen.

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