Das Traditionsunternehmen Lindt & Sprüngli treibt die Digitalisierung aktiv voran. Als erstes wurde ein bisher rein papierbasierter Genehmigungsprozess digitalisiert und teilweise automatisiert. 1stQuad hat das Unternehmen bei der Prozessdefinition beraten und eine Lösung auf Basis von SharePoint und Nintex implementiert – und diese kam so gut an, dass heute bereits weitere Prozesse digitalisiert sind.

Bei der Lindt & Sprüngli AG wurden Investitionsanträge traditionell in einem papierbasierten Prozess erstellt, geprüft und genehmigt. Dokumente wurden mit der internen Post weitergeleitet. Auskunft über den Status eines Auftrags war nur durch gezielte Nachfrage zu erreichen. Eine Gesamtübersicht über alle laufenden Investment Requests war nur schwer zu erhalten. Lindt & Sprüngli war damit nicht mehr zufrieden und suchte eine Lösung, die den Prozess vereinheitlicht und verkürzt.

1stQuad hatte für Lindt& Sprüngli bereits eine Intranet- und Collaboration-Plattform aufgebaut und erhielt nun den Auftrag, den Investitionsgenehmigungsprozess zu digitalisieren. In enger Zusammenarbeit mit den involvierten Business-Abteilungen wurde der digitalisierte Geschäftsprozess erarbeitet und mit den Mitteln von SharePoint, Nintex Workflow und Nintex Forms umgesetzt.

Heute durchlaufen die Investment Requests einen einheitlichen Prozess. Der Antragsteller füllt im Intranet ein Formular aus. Nach der Erfassung startet ein automatisierter Workflow: Ein Controller entscheidet über die Tragweite des Antrags und leitet ihn an eine der vorgegebenen Approval Chains weiter. Die involvierten Personen werden sukzessive per E-Mail avisiert und erfassen ihre Entscheidung in einem Formular, das genau die relevanten Informationen anzeigt. Zusätzlich wird eine PDF-Datei generiert, die alle Schritte bis zum Entscheid protokolliert.

Jeder Investitionsantrag ist damit lückenlos, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert. Den Status sämtlicher Anträge können autorisierte Mitarbeitende auf einem Dashboard jederzeit einsehen. Lindt & Sprüngli ist vom Nutzen automatisierter Workflows überzeugt und hat mit Unterstützung durch 1stQuad bereits weitere Business-Prozesse digitalisiert.

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