Der globale Industriekonzern ABB hat die frühere manuelle Verarbeitung der vierteljährlichen Assurance Letters zuhanden der Konzernleitung und der Aufsichtsbehörden durch einen standardisierten, vollständig digitalisierten und automatisierten Prozess abgelöst. 1stQuad hat dazu eine nutzerfreundliche Webanwendung mit raffiniertem Berechtigungskonzept auf Basis des FAST-Frameworks entwickelt. Die Lösung vereinfacht die Einhaltung der Governance und bringt Effizienzgewinne.

Börsenkotierte Unternehmen müssen zuhanden der Aufsichtsbehörden regelmässig Rechenschaft über die Einhaltung aller relevanten Regeln ablegen, etwa bezüglich korrekter Steuerabrechnung und korruptionsfreiem Geschäftsgebaren. In einem globalen Konzern stehen zunächst die Führungsspitzen der Ländergesellschaften mit einem Letter of Assurance für die Einhaltung der Governance ein, bevor zum Schluss der CEO des Gesamtkonzerns das finale Dokument unterschreibt.

Bei ABB erhalten die Ländergesellschaften vor jedem Quartalsabschluss einen «Early Warning Questionnaire», um potentielle Risiken zu melden. Die Informationen werden gesammelt, analysiert und qualifiziert. Das Resultat ist jeweils ein «Final Questionnaire». Nachdem allfällige Probleme behoben sind, kann ein Letter of Assurance ausgestellt werden. Alle diese Letters fliessen sodann für die Endabnahme zusammen – von den Länder- über die Regionalgesellschaften bis zur Konzernleitung. Für den komplexen Vorgang stehen insgesamt rund 10 Tage zur Verfügung.

Traditionell war dieser Prozess stark von manuellen Schritten geprägt: Daten mussten zwischen verschiedenen Anwendungen exportiert und importiert, Informationen aus einer Vielzahl von Excel-Tabellen zusammengetragen werden. Einige Assurance Letters trafen digital in der Zentrale ein, andere wurden ausgedruckt und von Hand unterschrieben. Der Weg der Dokumente durch den Konzern ist komplex – sowohl die rechtliche als auch die organisatorische Unternehmensstruktur bestimmen die Hierarchie.

1stQuad erhielt den Auftrag, den Prozess komplett zu digitalisieren und mit einer durch alle involvierten Mitarbeitenden intuitiv bedienbaren Webapplikation zu unterstützen. Die neue Applikation nennt sich QuICC (Quarterly Internal Control Certification) und basiert auf dem FAST-Framework von 1stQuad. Das FAST-Framework ermöglicht ein Berechtigungskonzept, das den hohen Anforderungen Rechnung trägt und den Gang der sensiblen Daten durch die Konzernstrukturen sicher und nachvollziehbar gewährleistet.

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