Spesenerfassung mit PowerApps, Flow, Teams und AI – Teil 3

Im ersten Beitrag dieser dreiteiligen Blogserie, haben wir uns damit beschäftigt, die Spesen mit Hilfe einer PowerApp auf einem Mobiltelefon zu erfassen, und in SharePoint zu speichern. Im zweiten Teil wurde dann mit Hilfe von Flow, aus den einzelnen Spesen mit Quittungen, ein Report in Excel Form generiert.

Nun möchten wir den generierten Report zur Freigabe an den Vorgesetzen senden. Da in unserem Beispiel alle Mitarbeiter den Microsoft Teams Client verwenden, soll die Freigabe bzw. Approval Anfrage direkt dort beim entsprechenden Benutzer erscheinen. und sofort ausgeführt werden können.

Microsoft Teams unterstützt dazu die Adaptive Card Technologie. Adaptive Cards sind kleine UI Elemente, welche in Outlook, Teams und anderen Anwendungen verwendet werden können. Eine Standard Approval Action in Flow erlaubt es z.B., eine solche Card direkt dem Benutzer in Teams anzuzeigen, wo er durch Eingabe von Text und Verwenden von Buttons etc. Aktionen ausführen kann.
Wer sich für die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von Adaptive Cards interessiert, sollte auch einmal den Designer unter https://adaptivecards.io/designer/ ausprobieren.

 

Flow

Beginnen wir mit der Erstellung eines neuen Flows:

 

Als Trigger Action verwenden wir die Aktion, wenn eine neue Datei in einem Ordner erstellt wird:

 

Um sicher zu stellen, dass der Flow nur für Dokumente ausgeführt wird, welche noch nicht approved als Status haben, kann in den Eigenschaften der Trigger Action eine Trigger Bedingung angegeben werden. In diesem Beispiel wird geprüft, ob das Approved Feld des Dokuments noch nicht auf «true» gesetzt ist:

Trigger Action Filters:

 

Danach muss ermittelt werden, wer denn für die Genehmigung verantwortlich ist. Um das Ganze einfach zu halten, verwenden wir hier den Manager der Person, welche den Spesen Rapport erstellt hat. Dazu wird die Aktion «Vorgesetzter abrufen» verwendet:

 

Nun wird ein Approval Objekt erstellt, aber wir verwenden die Variante bei der nicht in derselben Aktion auf das Approval Resultat gewartet wird, da wir selber die Kontrolle behalten müssen. um die Adaptive Card in Teams zu senden:

 

Zugewiesen wird der Task dem Manager, welcher durch den vorgehenden Schritt bestimmt wurde, und als Requestor wird der Ersteller des Spesen Reports angegeben. Damit der Manager direkt in der Adaptive Card einen Link zum zu genehmigenden Dokument erhält, verwenden wir die Eigenschaft Link to Item, welche auf das SharePoint Dokument zeigt.

Wichtig ist, dass hier keine Notification an den Approver gesendet wird, da wir ja nicht mit Email, sondern mit Teams arbeiten möchten:

 

Sobald wir das Approval Element erstellt haben, haben wir auch Zugriff auf die Adaptive Card, welche die Anfrage repräsentiert. Diese möchten wir nun in einen Teams Chat dem Manager senden. Dazu verwenden wir die Action «Eigene adaptive Karte als Flowbot für einen Benutzer posten» – sehr schöner Name für eine Action 😊

 

Bevor die Entscheidung des Managers über die Genehmigung unseres Spesen Reports ausgewertet werden kann, müssen wir natürlich auf die Antwort warten, dies geschieht mit der Action «Wait for an approval» mit der ID aus der Action «Create an Approval»:

 

Mit einer einfachen Bedingung kann nun der Genehmigungs- vom Ablehnungsfall unterschieden werden, und entsprechende Aktionen durchgeführt werden:

 

Wenn alles i.O. ist, soll der Status des Dokuments entsprechend gesetzt werden, und eine Email an die Beteiligten gesendet werden. Je nach Anforderung können hier natürlich beliebige Aktionen eingefügt werden:

 

Teams

In Teams sieht die mit Flow erzeugte Adaptive Card wie folgt abgebildet aus. Es wäre natürlich auch möglich, die Card anzupassen und nach eigenen Ansprüchen zu erweitern:

 

Fazit

Wir haben in dieser dreiteiligen Blog Serie gesehen, dass sich mit Board Mitteln von Microsoft Office 365 wie PowerApps, Flow und Teams ganze Business Applikation mit Workflows abbilden lassen, ohne wirklich eine Zeile Programm-Code zu schreiben. Zugegeben, einiges technisches Know How ist nötig, welches wir aber gerne mit Ihnen zusammen erarbeiten oder für Sie bereitstellen.

Wollen auch Sie mit den Möglichkeiten der Microsoft Power Plattform und Micrsoft Teams auf dem Laufenden bleiben? Haben Sie konkrete Fragestellungen oder Projekte? Kontaktieren Sie uns. Unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter.