Vor rund 2.5  Jahren wurde Microsoft Teams lanciert. Microsoft hat seither nicht nur sehr viel Geld in die Weiterentwicklung von Teams investiert, sondern auch kräftig die Werbetrommel gerührt. Fast jeder hat mittlerweile schon von Teams gehört. Microsoft Teams lässt sich aus keiner Diskussion über digitale Zusammenarbeit mehr wegdenken. Als Bestandteil von Office 365 ist Teams zudem sofort verfügbar.

So schön das klingt – eine unkoordinierte Nutzung über das gesamte Unternehmen hinweg, birgt ernsthafte Risiken, die vermieden werden können.

 

Jeder IT Leiter muss sich folgende 3 Fragen zu Microsoft Teams stellen:

Frage 1: Wie verhindere ich einen Wildwuchs?

Frage 2: Wie behalte ich den Zugriff von Externen im Griff?

Frage 3: Wie behalte ich die Daten in Teams im Griff?

 

 

Frage 1: Wie verhindere ich einen Wildwuchs?

Microsoft Teams ist intuitiv zu bedienen und neue Teams sind rasch erstellt. Es kann durchaus ein Vorteil sein, wenn Mitarbeitende neue Teams bei Bedarf selbständig und schnell erstellen können. Doch wie sieht die Situation in ein paar Monaten aus? Die Übersicht geht leicht verloren und es wird z.B. schwierig, noch aktive Teams von nicht mehr benötigten zu unterscheiden. Auch die Namen der einzelnen Teams werden früher oder später keine Hilfe mehr sein, denn ob nun „Finanzen“, “ Finance Team“ oder „Finanzabteilung“ das offizielle Gefäss für allgemeine Finanzinformationen ist, finden Sie nur noch heraus, indem Sie die Besitzer der drei Teams kontaktieren. Auch den Mitarbeitenden wird es schwerfallen, die korrekten „virtuellen Arbeitsräume“ zu finden. Bald entstehen Teams mit unterschiedlichen Ordnerstrukturen und jedes hat grundverschiedene Inhalte in den Teams-Reitern eingebunden. Wer in mehreren Teams arbeitet, muss sich jedes Mal umgewöhnen.

 

Da haben wir ihn dann – den Wildwuchs. Ihre Teams-Landschaft verhält sich da ganz analog zum privaten Garten: Ein bisschen Wildwuchs macht noch nichts – aber bald wird es zusehends schwieriger, wieder die Überhand zu gewinnen.

Befolgen Sie daher die folgenden Tipps, um die Kontrolle zu behalten und den Wildwuchs zu verhindern:

 

Tipp 1: Schränken Sie den Kreis der Ersteller ein

Ohne entsprechende Konfiguration darf jeder Office 365 Benutzer ein neues Team erstellen. Mittels einer entsprechende AD-Gruppe können Sie jedoch sehr einfach den Kreis der Ersteller einschränken, also derjenigen Benutzer die neue Teams erstellen können.

 

Tipp 2: Legen Sie Regeln für die Teams-Bezeichnung fest

Es ist viel einfacher, den Überblick zu behalten, indem Sie klare Namenskonventionen festlegen. Mittels Richtlinien lässt sich die Struktur der Namen vorgeben. Beispielsweise können Sie automatisch Eigenschaften des erstellenden Benutzers in die Namensgebung einfliessen lassen. (z.B. <Niederlassung des Erstellers>-<Abteilung des Erstellers>-<Teams-Name>). So wird es viel einfacher, erstellte Teams einem Zweck zuzuordnen und auch den Lifecycle zu managen.

 

Tipp 3: Geben Sie eine Grundstruktur vor

Sinnvoll vorgegebene Strukturen (Informationsarchitektur) in den verschiedenen Teams erleichtern es den Benutzern, sich zurecht zu finden. Zudem wird so Zeit gespart beim Anlegen von neuen Teams, da der manuelle Aufwand für die Erstellung der Strukturen wegfällt. Definieren Sie pro Verwendungszweck ein Team als Vorlage, und stellen Sie sicher, dass dieses bei der Erstellung von neuen Teams verwendet wird. Achten Sie dabei darauf, dass die Ersteller als Mitglieder auf der Vorlage berechtigt sind.

 

Tipp 4: Lassen Sie die Verwendung regelmässig bestätigen

Nicht verwendete Teams können zu einem Problem werden – insbesondere dann, wenn darin Daten vorhanden sind und der Besitzer des Teams das Unternehmen verlassen hat. Lassen Sie daher regelmässig die Besitzer der Teams die Verwendung bestätigen. Über eine „Group Expiration Policy“ lässt sich das einfach implementieren. Die Besitzer erhalten dann in von Ihnen definierten Abständen eine Aufforderung, den Lifecyle für das Team zu erneuern.

 

Fortsetzung folgt…

In Teil 2 und 3 dieser Blogserie beantworten wir die weiteren Fragen, die sich jeder IT-Leiter zu Microsoft Teams stellen muss, nämlich:

  • Wie behalte ich den Zugriff von Externen im Griff?
  • Wie behalte ich die Daten in Teams im Griff?

Mehr dazu demnächst in diesem Blog. Falls Sie bis dahin nicht warten möchten, stehen wir Ihnen gerne für mehr Details und mit unserem individuellen Beratungsangebot „Microsoft Teams Success“ zur Verfügung. Damit sind Sie bestens gerüstet, um Teams erfolgreich auszurollen und im Griff zu behalten. Kontaktieren Sie uns noch heute. Unsere Experten freuen sich.