Unternehmen wollen ihre interne digitale Kommunikation und Kollaboration modernisieren, und den Mitarbeitenden eine zeitgemässe digitale Arbeitsumgebung zur Verfügung stellen.

Immer mehr Unternehmen wählen dazu als Technologie Office 365 bzw. SharePoint. Office 365/SharePoint ist mittlerweile klar die am meisten verbreitete Plattform für Intranets in grösseren Unternehmen. Doch wie realisiert man mit Office 365/SharePoint ein modernes Intranet bzw. einen Digital Workplace? Welche Optionen gibt es dafür, und welche Erfahrungen hat 1stQuad gemacht?

 

Welche Optionen habe ich heute als Unternehmen, wenn ein modernes Intranet/Digital Workplace mit Office 365 bzw. SharePoint realisiert werden soll?

Office 365/SharePoint umfasst eine Vielzahl von Funktionen und Tools für die digitale Kommunikation und Kollaboration. Als Software as a Service wird Office 365 zudem stets weiterentwickelt und verändert sich kontinuierlich. Nutzt man als Unternehmen Office 365 ist es deshalb sehr wichtig, den Überblick zu behalten und bewusst zu entscheiden, welche Funktionen wie eingesetzt werden sollen – „what to use when?“.

1stQuad hat hierzu umfassende Erfahrung und Experten, um Unternehmen genau bei diesen Fragestellungen zu begleiten. Wenn es spezifisch um die Frage geht, wie man am besten ein Intranet/Digital Workplace mit Office 365/SharePoint realisiert – gibt es derzeit grundsätzlich 3 Szenarien:

Szenario A – Intranet/Digital Workplace basierend auf SharePoint mit spezifischen Eigenentwicklungen
Als Basis für dieses Szenario wird SharePoint genutzt und mittels Eigenentwicklungen angepasst.

Szenario B – Intranet/Digital Workplace basierend auf einer kommerziellen SharePoint Erweiterung „add-on“
Bei diesem Szenario dient ebenfalls SharePoint als Basis. Zusätzlich wird jedoch eine kommerzielle Erweiterung, ein „Intranet/Digital Workplace Produkt“ bzw. ein SharePoint „add-on“ eingesetzt.

Szenario C – Intranet/Digital Workplace basierend auf Office 365/SharePoint „out of the box“
Bei diesem Szenario wird Office 365/SharePoint so genutzt, wie es „out of the box“ zur Verfügung steht. Es werden also nur konfigurative Anpassungen gemacht, jedoch keine Eigenentwicklungen oder Erweiterungen.

 

In der Vergangenheit wurden viele Intranets von Unternehmen gemäss Szenario A realisiert. Mittels z.T. aufwändigen Eigenentwicklungen wurden die spezifisch benötigten Funktionen und die gewünschte User Experience realisiert.

Aktuell gibt es jedoch eine starke Tendenz weg von Eigenentwicklungen, hin zu quasi Fertiglösungen bzw. Produkten, die einen Grossteil der typischen Intranet/Digital Workplace Anforderungen bereits gut abdecken. Dieser Weg, also Szenario B, ist i.d.R. nicht nur viel wirtschaftlicher, sondern auch schneller und das Resultat qualitativ hochwertiger als bei einer aufwändigen Eigenentwicklung.

Szenario C, die „out of the box” Nutzung von Office 365/SharePoint ist für grössere Unternehmen derzeit nach wie vor kaum zufriedenstellend. Wichtige Intranet Grundanforderungen wie etwa

  • personalisierte Startseite
  • zielgruppenspezifische und kanalgesteuerte News Publikation
  • Abbildung einer komplexeren Informationsarchitektur/Navigation
  • mehrsprachige und zielgruppenspezifische Inhalte
  • Mitarbeiterverzeichnis/Skillssuche bzw. Enterprise Search
  • durchgängige Social Funktionen (comment, like, share)
  • durchgängige Notifikationen
  • Integration von Business Applikationen
  • unternehmensspezifisches Look & Feel/User Experience für any device

fehlen bzw. sind „out of the box“ nicht möglich. Zwar gibt es z.B. für SharePoint online durchaus Neuerungen für die digitale Kommunikation wie z.B. Hub Sites oder Communication Sites. Mit Microsoft Stream gibt es zudem mittlerweile auch eine reife Lösung für die Verwaltung und Publikation von Videos. Und für die digitale Kollaboration übernimmt Microsoft Teams zunehmend eine wichtige Rolle. Diese Möglichkeiten reichen jedoch derzeit für ein Intranet/Digital Workplace eines grösseren Unternehmens i.d.R. noch nicht aus. Aus diesem Grund empfiehlt sich vielfach das Szenario B, also die Realisierung eines Intranet/Digital Workplace basierend auf einer kommerziellen SharePoint Erweiterung „add-on“.

 

Was ist ein “Intranet/Digital Workplace Produkt” bzw. ein SharePoint „add-on“ genau?

Intranet/Digital Workplace Fertiglösungen oder eben Produkte sind i.d.R. „add-ons“ zu SharePoint online und/oder SharePoint on premises. Die Wurzeln vieler dieser „add-ons“ sind Code Libraries aus Eigenentwicklungen von SharePoint Dienstleister, welche ihren Code über die Zeit optimiert und für die Wiederverwendung produktiviziert haben.

Es gibt heute rund 50 solcher Fertiglösungen/Produkte auf dem Markt. Die Lösungen bzw. Produkte unterscheiden sich zwar bezüglich der Architektur, des Funktionsumfangs, der Anpassungsmöglichkeiten, der Kosten und weiteren Aspekten. Alle Lösungen bzw. Produkte decken aber i.d.R. die typischen Intranet Grundanforderungen ab, wenn auch mit unterschiedlichen Ansätzen und Abdeckungsgrad.

 

„Wizdom“ als flexible Basis für ein modernes Intranet/Digital Workplace

1stQuad hat vor rund 2 Jahren begonnen, sich intensiv mit den verschieden Intranet/Digital Workplace Produkten bzw. SharePoint „add-ons“ auseinanderzusetzen. Wizdom, vom gleichnamigen dänischen Hersteller, konnte dabei schnell überzeugen und aktuell realisiert 1stQuad gleich bei mehreren Unternehmen Wizdom-basierte Intranets/Digital Workplaces.

Mit Wizdom lässt sich in kurzer Zeit ein modernes Intranet/Digital Workplace für ein grösseres Unternehmen realisieren und einführen. Die im Wizdom Funktionsumfang enthaltenen typischen Intranet Grundanforderungen, sowie die Anpassungs-/ Erweiterungsmöglichkeiten bieten sehr viel Flexibilität und ermöglichen eine schnelle, agile Umsetzung. Auch punkto Architektur ist Wizdom flexibel, und kann sowohl mit SharePoint on premises wie auch SharePoint online bzw. Office 365 kombiniert werden.

 

 

1stQuad hat mehr als 10 Jahre Expertise mit Intranet/Digital Workplace Lösungen basierend auf SharePoint bzw. Office 365

Die Anforderungen an moderne Intranets/Digital Workplace haben sich stark verändert, so auch die technischen Möglichkeiten. Für überzeugende, nachhaltige Intranet/Digital Workplace Projekte braucht es deshalb ein fundiertes Verständnis der Anforderungen, die richtigen Technologie Entscheide und eine flexible und agile Realisierung. 1stQuad hat in den letzten 10 Jahren bei verschiedenen Unternehmen Intranet/Digital Workplace Lösungen erfolgreich umgesetzt.

Beschäftigen Sie sich derzeit gerade mit der Frage, wie Sie für Ihr Unternehmen Ihr Intranet/Digital Workplace mit Office 365/SharePoint modernisieren? Dann sollten Sie unbedingt jetzt mit uns sprechen. Gerne dürfen Sie uns auch kontaktieren, um mehr über die aktuell laufenden Wizdom Projekte zu erfahren.