Geräteunabhängige Formulare bauen Hürden ab und erlauben, auch nicht IT-affine Mitarbeitende in Unternehmensprozess einzubinden. Dieser Blogbeitrag zeigt die Möglichkeiten am Beispiel einer Innovationsmanagement-Plattform auf Basis von SharePoint Online/Office 365 und AgilePoint.

Innovation aktiv vorantreiben

Auf dem Bau entstehen Ideen oft direkt vor Ort am Puls des Geschehens. Unser Kunde, ein namhaftes Bauunternehmen legt grossen Wert auf ein aktives Innovationsmanagement, das durch die Mitarbeiter vor Ort getrieben wird. Bisher fehlte jedoch eine einfache Möglichkeit, Ideen zu erfassen und an zentraler Stelle zu verwalten. Mitarbeitende mussten Papierformulare ausfüllen, die anschliessend vom Vorgesetzten und Bereichsleiter klassifiziert und bei positivem Entscheid vom Innovationsmanagement in Zusammenarbeit mit den Stakeholdern in einem Projekt erarbeitet wurden.
Da dieser Prozess viel manuelle Arbeit bedingte und das Erfassen einer Idee durch enorme Hürden erschwerte, fanden zahlreiche gute Ideen nie den Weg bis zum Innovationsmanagement.

Ideen entstehen überall

Ideen entwickeln sich ganz unabhängig von Ort und Zeit. So kann der Mitarbeiter auf der Baustelle genauso wie der Mitarbeiter im Büro Ideen entwickeln. Für ein erfolgreiches Innovationsmanagement ist es immens wichtig, dass Ideen ohne grosse Hürden auf natürliche Weise erfasst werden können – unabhängig von Funktion oder Lokation der Mitarbeitenden.

Geräteunabhängigkeit war somit ein zentrales Kriterium für die neue Lösung unseres Kunden. Genauso wichtig ist jedoch auch die User Experience einer solchen Lösung: Sie muss einfach, geradlinig, schnörkellos, nicht überladen und intuitiv bedienbar sein.

Last but not least sollte die neue Lösung die Stakeholder durch den Prozess führen, so dass die Aufwände der involvierten Personen der Bewertung und Erarbeitung der Idee zugutekommen.

Technologie und Umsetzung

Für die Umsetzung des Innovationsmanagement-Prozesses haben wir auf ein eingespieltes Team zurückgegriffen: SharePoint Online (eine Komponente von Office 365) in Kombination mit AgilePoint. Damit der Prozess unternehmensweit eingesetzt werden kann, müssen gewisse Parameter für das Innovationsmanagement konfigurierbar sein. So können Informationen zu den Abteilungen und der Genehmigungslauf vom Vorgesetzten über den Bereichsleiter bis zum Innovationsmanagement einfach in SharePoint-Listen administriert und konfiguriert werden.

Die Formulare zur Erfassung der Idee sowie auch das Approval der Vorgesetzten und Bereichsleiter können «out-of-the-box» ohne Änderung auch auf mobilen Endgeräten benutzt werden. So kann ein Mitarbeiter auf der Baustelle einfach via Handy seine Idee erfassen. Und zwar völlig unkompliziert: Innovationsmanagement-App starten, Idee mit Stichworten beschreiben, einen Schnappschuss von der Handykamera anhängen oder eine Sprachnotiz aufnehmen und absenden – fertig!

Der Prozess leitet die Anfrage automatisch an den zuständigen Vorgesetzten weiter. Dieser erhält in seiner mobilen App, dem Innovationsportal und via E-Mail eine Benachrichtigung und kann, unabhängig von seinem Standort, die Anfrage gleich bearbeiten. Entscheidet der Regional- oder Bereichsleiter, dass die Idee in einem Projekt erarbeitet werden soll, wird in SharePoint Online eine Projekt-Site erstellt und die im Prozess erhobenen Daten automatisch dort abgelegt.

Nutzen klar erzielt

Mit der neuen Innovationsmanagement-Lösung konnten wir die Hürde für die Erfassung einer Idee massiv senken und dem Fachbereich Innovationsmanagement ein Instrument für die Erfassung der Daten, aber auch für die Analyse zur Verfügung stellen. Mit den erhobenen Daten kann das Innovationsmanagement nun noch besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingehen, Trends berücksichtigen und proaktiv den Prozess verbessern.

Learnings aus dem Projekt

Auch ein scheinbar einfacher Prozess hat seine Tücken, die durch eine enge Zusammenarbeit mit dem Fachbereich vor und während des Projekts und vor allem in der Testphase des Prozesses erfolgreich gemeistert wurden. Dadurch entstand automatisch ein sehr wertvoller Know-how-Transfer zwischen 1stQuad als Dienstleister und dem Kunden.

Überzeugt hat uns die Out-of-the-box-Integration von AgilePoint in Office 365. Das Erstellen und Lesen von Assets (Listeneinträge, SubSites, Dokumenten-Upload) funktioniert einwandfrei und sogar erweiterte Szenarien wie das Lesen und Schreiben von Property Bags ist möglich. Relevant ist dies zum Beispiel bei der Integration von AgilePoint in Custom Solutions und Frameworks auf SharePoint.