Investitions- und Beschaffungs-Workflows mit InfoPath Forms und SharePoint Designer 2010 – Teil 3

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• Lösungskonzept, Produkte & Technologien & zusätzliche Entwicklungen
• Das InfoPath 2010 Formular
• SharePoint Designer 2010 Workflows

Teil 3: Das InfoPath 2010 Formular

Das Formular wurde als erstes mit all seinen Feldern aufbereitet. Damit die Anzeige (z.B. wann die Sektionen zur Bewilligung oder Visierung angezeigt werden) mit möglichst einfachen Regeln versehen werden konnten wurden Hilfs-Datenfelder in den Gruppen „userContext“ und „formContext“ eingeführt, welche beim Öffnen des Formulars gefüllt werden:

• userContext
  • userAccountName, userDisplayName und userEmail: Über den Standard Profil-Webservice von SharePoint abgefragt
  • isController, isProcurement, isDecisionMaker etc.: Über den 1stQuad-WebService anhand vorgegebener Gruppen respektive je Antrag frei bestimmbarer Benutzer-Felder abgefragt.
• formContext
  • isEditable: Abhängig von Status-Feld des Formulars und ob der Benutzer in einer bestimmten Rolle ist.

Mit diesen Informationen kann das Formular nun sehr einfach mit Regeln versehen werden. Bevor das Formular an die entsprechende Formular-Bibliothek übermittelt wird, wird noch die aktuelle Laufnummer über einen von 1stQuad entwickelten Web-Service abgefragt. Bei der Übermittlung selber werden alle für den Workflow relevanten Felder (Status, dynamische Akteure/Stellen, Visa-/Entscheid-Informationen etc.) als Spalten für die Formular-Bibliothek übermittelt.

Um sicherzustellen, dass es bei der Bearbeitung der Formulare keine Überschneidungen gibt (Beispiel: Benutzer 1 öffnet das Formular. Währenddem Benutzer 1 das Formular geöffnet hat, öffnet Benutzer 2 ebenfalls das Formular, bearbeitet und speichert es. Speichert nun Benutzer 1 seine Version des Formulars werden die Änderungen von Benutzer 2 überschrieben.), haben wir einen WebService entwickelt, welches das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung am Formular beim Öffnen des Formulars feststellt und diese vor der Speicherung noch einmal abholt um sie zu vergleichen. Wurde das Formular in der Zwischenzeit verändert muss der Benutzer das Formular noch einmal laden und kann erst dann Änderungen speichern.

Übrigens: Basierend auf den Erfahrungen und Resultaten von erfolgreichen Workflow-Projekten mit InfoPath/Forms-Server und SharePoint Designer haben wir ein Quick-Start Angebot zum Fixpreis zusammengestellt. Profitieren Sie von unserer Erfahrung und vielen kleinen aber wichtigen Erweiterungen zur effizienten Realisierung Ihrer Workflows. Hier geht's zur Angebotsübersicht.

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