Michael Hofer
28.06.2010
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Immer wieder treffen wir auf die Anforderung, verschiedene (Papier-) Formulare durch elektronische Formulare abzulösen. Ein typisches Beispiel hierfür sind Investitionsanträge respektive Beschaffungs-Anträge allgemein. Meist lautet die (Marketing-)Antwort, das dies mit InfoPath respektive den Forms Services von SharePoint und einem SharePoint Designer Workflow sehr einfach zu lösen sei. Der Teufel steckt aber wie immer im Detail. In diesem Beitrag möchte ich einen von uns erfolgreich eingeführten und einfach replizierbaren Lösungsansatz aufzeigen.
Teil 1: Lösungskonzept, Produkte & Technologien & zusätzliche Entwicklungen
Der wichtigste Schritt zu Beginn war die lückenlose Dokumentation des Formulars und Workflows:
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Grafische Darstellung des Ablaufs
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Beschreibung jeder einzelnen Aktion aus Sicht Benutzer und System mit Vorbedingungen
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Beschreibung aller Stati und Akteure/Stellen
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Beschreibung des Formulars: Felder, Steuererlemente, Ansichten, Datenquellen, Regeln etc.
Für die Realisierung waren InfoPath 2010 respektive die SharePoint 2010 Forms Services für das Formular sowie der Microsoft SharePoint Designer 2010 wurden vorgeben. Hinzu gekommen sind 2 Web-Services, welche von uns so generisch bereit gestellt wurden, dass sie für beliebige weitere Workflows eingesetzt werden können:
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Web-Service zur Erstellung einer Laufnummer mit Präfix und Suffix je Workflow
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Konfiguration der Laufnummer in einer SharePoint Liste
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Aufruf von InfoPath aus als Sekundäre Datenquelle bevor der neue Antrag eingereicht wird.
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Web-Service zur Überprüfung der (Active-Directory) Gruppenmitgliedschaft eines Benutzers
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Wird von InfoPath aus als Sekundäre Datenquelle aufgerufen um die Berechtigung respektive Rolle des Benutzers zu überprüfen.
Letzterer wurde benötigt, da InfoPath 2010 leider immer noch keine Rollen für Web-Formulare unterstützt und obwohl Benutzer(-Gruppen) nun sehr einfach via PeoplePicker Steuerelement ausgewählt und der aktuelle Benutzer über die Funktion username() abgefragt werden können, ist es nach wie vor nicht möglich, beim Öffnen eines Formulares eine Rollenzuweisung des aktuellen Benutzers zu machen.
Übrigens: Basierend auf den Erfahrungen und Resultaten von erfolgreichen Workflow-Projekten mit InfoPath/Forms-Server und SharePoint Designer haben wir ein Quick-Start Angebot zum Fixpreis zusammengestellt. Profitieren Sie von unserer Erfahrung und vielen kleinen aber wichtigen Erweiterungen zur effizienten Realisierung Ihrer Workflows. Hier geht's zur Angebotsübersicht.