Reiner Ganser

Reiner Ganser
25.02.2011
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Zum erfolgreichen Betrieb eines SharePoint Systems reicht es nicht aus, eine stabile Plattform bereit zu stellen. Entscheidend für den lanfristigen Erfolg ist die Rolle der internen „Integratoren“.

SharePoint Integrator Rolle

Nach meinem neuerlichen Einsatz bei einem meiner Kunden, den ich bereits seit 2004 als Architekt, Berater und auch Entwickler betreue, bin ich jedesmal wieder aufs neue positiv überrascht, wie gut das Intranet genutzt wird und sich ständig erweitert. Seit der ersten Einführung von SharePoint 2003 wurde das System stetig weiter entwickelt und auf die neueren Versionen migriert. Ich habe mich immer wieder aufs Neue gefragt, was den grossen Erfolg und die ständig wachsende Nutzung des Intranets ausmacht und bin immer wieder auf den gleichen Aspekt gekommen.

Augenscheinlich resultiert der grosse Erfolg des Intranets hauptsächlich aus der Arbeit eines kleinen Teams, die sich selber mit der Integrator Rolle tituliert. D.h. dass dieses Team die Schnittstelle zwischen den Fachbereichen und der IT darstellt. Die Kollegen haben sich ein sehr umfassendes Wissen im Bereich SharePoint angeeignet, sind aber in den meisten Fällen keine Techniker und schon gar nicht an die IT-Abteilung angegliedert. Vielmehr operieren sie in einer Art Stabsstellen Funktion, die von allen Abteilungen des Unternehmens genutzt werden kann.

Was dieses kleine Team im Unternehmen macht, lässt sich auf die folgende einfache Formel bringen:



Die einzelnen Mitglieder des Teams agieren in verschiedenen Rollen:
  • Berater: Unterstützen bei der besseren Nutzung des Intranets und zeigen Lösungsmöglich-keiten für die diversen Aufgabenstellungen der Fachabteilungen auf. Sie unterstützen auch bei der bereits Adaption von bereits umgesetzten Lösungen und zeigen deren Nutzen auf.
  • Dienstleister: Stellen eine organisatorische Plattform zur Webproduktion bereit und unter-stützen in der Redaktion
  • Integrator: Richten die diversen Initiativen auf ein konsistentes Gesamtangebot aus
  • Impulsgeber: Sie entwickeln neue Nutzungskonzepte. Für diese Rolle sind vor allem folgende Tätigkeiten notwendig:
    • Analyse der sozialen und technischen Rahmenbedingungen für die Intranet-Nutzung
    • Ausloten neuer Möglichkeiten und Fördern neuer Nutzungskonzepte
    • Entwicklung von Produktideen
Auch die Aufgaben der Mitarbeiter des Integrator-Teams sind recht vielfältig:
  1. Beratung und Betreuung der Abteilungen und Standorte bzgl. der Nutzung des Intranet
    • Beratung der Standorte, Abteilungen und Fachbereiche beim Einsatz des ECM
    • Beratung und Begleitung der Anwender bei der technischen Produktion von Portal-inhalten
    • Bestandsaufnahme und Diagnose der Arbeitprozesse in Bezug auf deren Umsetzung im Portal
    • Erarbeitung von Schulungsunterlagen, Dokumentationen und Anleitungen 
    • Konzeption und Durchführung von Workshops, Gruppen- und Einzelschulungen
    • Schnittstellenfunktion zur IT (z.B. Erstellen von Pflichtenheften) und anderen Ar-beitseinheiten
  2. Konzeption und Realisierung von Intranet-Produkten in Zusammenarbeit mit den Fachab-teilungen und Standorten
  3. Weiterentwicklung und Betreuung der Intranet Plattform
    • Weiterentwicklung der Intranet-Konzeption
    • Spezifikation von neuen Intranet-Funktionen
    • Weiterentwicklung der Navigationsstruktur
    • Verwaltung der Intranetplattform
  4. Organisatorische Betreuung der Intranets
    • Fachaufsicht über die Intranet-Ansprechpartner
    • Qualitätssicherung der Inhalte im Hinblick auf Konformität und Einhaltung von Stndards
    • Auftragsabwicklung mit externen Auftragnehmern
    • Budgetplanung und –überwachung

Ein weiterer sehr wichtiger Aspekt ist der Überblick über die laufenden Aktivitäten und umgesetzten Lösungen innerhalb des Unternehmens. Dies bedeutet, dass bereits umgesetzte Lösungen weiter verbreitet und redundante Entwicklungen minimiert werden können. Zudem können die entstandenen Ideen von weiteren Stellen im Unternehmen genutzt werden.

Wichtig auch, ist dass die Mitglieder dieses Teams die Sprache der Fachabteilungen sprechen und die internen Kunden nicht mit Technik und SharePoint Terminologie überfrachten. Im Gegenteil versuchen Sie die Intranetplattform so zu vereinfachen, dass von Seiten der Fachabteilung möglichst wenig SharePoint spezifisches Wissen notwendig ist.

In vielen Fällen, wenn ich ein ähnliches Vorgehen vorschlage, ernte ich erst einmal Gegenargumente, dass dies doch recht aufwendig und zu kostspielig wäre. Dies sind vor allem die Argumente, wenn SharePoint von der IT-Abteilung bereitgestellt und getrieben wird. Genau das Fehlen einer solchen Stelle macht aber oft den Misserfolg einer SharePoint Einführung und vor allem der späteren Nutzung aus. Eine zentrale Stelle, die den Überblick über die Aktivitäten bzgl. SharePoint hat und als interner Berater fungieren kann, ist ein erster guter Schritt in die richtige Richtung.

Fazit: Die „Integrator“ Rolle ist extrem wichtig für den Erfolg eines SharePoint Systems im Unternehmen und sollte daher immer bereitgestellt werden. Ansonsten wird man wahrscheinlich das grosse Potential von SharePoint nicht ausschöpfen können und das System wird nach einiger ungenutzt vor sich hin dümplen, keine relevanten Informationen mehr haben oder zu langsam und unübersichtlich sein.
 

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