Reiner Ganser

Reiner Ganser
21.10.2009
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Asif Rehmani zeigte die Zusammenarbeit der verschiedenen Tools, die als Endbenutzer für die Erstellung von Workflows in SharePoint 2010 genutzt werden können.

Asif Rehmani zeigte die Zusammenarbeit der verschiedenen Tools, die als Endbenutzer für die Erstellung von Workflows in SharePoint 2010 genutzt werden können. 
  • Tools, um Workflows zu erstellen
    • SharePoint Designer 2010
      • Regel basierte deklarative Workflow
    • Visual Studio 2010
  • Typen von Workflows mit SharePoint
    • Direkt an eine Liste gebunden
    • Wiederverwendbare Workflows für viele Listen oder gebunden an Inhaltstypen
    • Website basiert, nicht spezifisch für eine Liste
  • SharePoint Designer 2010
    • Integrierte Umgebung für die Erstellung von Workflows. Alles kann aus SharePoint Designer 2010 gemacht werden
    • Formulare werden standardmäßig automatisch erzeugt. Sie können jedoch mit InfoPath angepasst werden
      • Diese Funktionalität steht jedoch nicht in SharePoint Foundation verfügbar. Für die InfoPath Integration ist eine SharePoint Server 2010 Lizenz notwendig
  • Demo1: Erstellen eines Site Workflows
    • SharePoint Designer für entsprechende Website aufrufen -> Siteworkflows
    • Initiation Form Parameter können angegeben werden -> Daten, die der Benutzer beim Start angeben muss (in SharePoint V3/2007 wurde hierfür eine ASP.NET Seite erstellt).
    • Anlegen eines neuen Eintrages in einer Liste -> Variablen können hierfür benutzt werden. Neu in 2010: Variablen können einen Rückgabetyp haben (z.b. Bestimmter Datentyp oder auch Displayname usw.)
    • Senden eines E-Mails: Neu in 2010: Das Betreffsfeld kennt nun auch Lookups. Lookups sind natürlich auch im Textbody möglich
    • Veröffentlichen des Workflows -> In diesem Fall wird dies unter Site Workflows angelegt -> zu finden unter Site Actions/Site Workflows
    • Anpassen des Sdtartformulars: SharePoint Designer zeigt das Formular an -> Öffnen mit InfoPath
    • Nach Änderung kann die Form mit Quickl Publish zurück in die Site geschrieben werden
    • Schön wäöre es, wenn der Benutzer auf eine Bestätigungsseite umgeleitet wird, anstatt auf auf die Workflow Übertblicksseite: Hierzu kann das Startformular mit dem Source Parameter aufgerufen werden -> In SharePoint Designer neue Seite anlegen
  • Viso
    • Workflow kann in Visio gezeichnet werden
    • Export im VWI (Visio Workflow Interchange) Format exportiert werden in SharePoint Designer
    • Viso Services werden auch dazu benutzt, um den Workflow wieder zu visiaulisieren
  • Demo2: Trainingsanfrage -> InfoPath Anfrage Formular -> Speichern in Formular Bibliothek -> Manager muss danach genehmigen
    • Erstellen der Form -> Veröffentlichen (Veröffentlichungsdisloag ist mehr oder weniger der selbe wie in 2007) in Formular Bibliothek
    • Das Formular kann im Browser geöffnet werden -> Advanced Settings in den Einstellungen der Bibliothek (wie in 2007)
    • Workflow erstellen in Visio
      • Workflow Vorlage -> Shapes Workflow Actions, Workflow Connections und Qorkflow Terminators sind verfügbar
      • Beim Speichern wird übertprüft, ob der Workflow OK ist
      • Exportieren des Workflows: Speichern in einert Bibliothek in SharePoint
    • Nutzen des Visio Workflows: In SharePoint Designer: Import des Visio Workflows
      • Kann direkt an eine Liste gebunden werden
      • Kann als wiederverwendbarer Workflow definiert werden
    • In Demo Workflow wird an die Liste gebunden
      • Die Entscheidungen im Workflkow müssen nun anhand der konkreten Liste definiert werden
      • Es ist nun auch möglich, das Benutzerprofil des Benutzers für die Lookups (z.B. Beim E-Mail Empfänger) zu nutzen -> dadurch ist es quasi über Umwege möglich, die Active Directory Daten in Eworkflow zu nutzen
    • Hinweis: Neu in 2010: In SharePoint Designer kann ein paralleler Block definiert werden -> mehere Workflow Aktionen können parallel ablaufen
    • In SharePoitn designer können nun auch Custom Actions (z.B. Menüpunkt im Dokument Menü) definiert und gespoeichert werden.
    • In SharePoint Designer sind die Workflow Einbstellungen sehr übersichtlich erreichbar und änderbar
  • Demo3: Wiederverwendbare Workflow -> gebunden an einen Inhaltstyp -> Binden an Liste und benutzen
    • Erstellen des Inhaltstyps: Kann entweder in der SharePoint Oberfläche oder in SharePoint Designer erledigt werden. Innerhalb von SharePoint Designer kann jedoch kein Dokument als Vorlage hochgeladen werden -> Dies erfolgt in der Weboberfläche
    • Erstellen des wiederverwendbaren Workflows: Kann beim Anlegen bereits einem Inhaltstyp zugeweisen werden oder für alle verfügar gemacht werden
    • Da Workflow nicht an eine bestimmte Liste oder Inhaltstyp gebuinden wird, werden auch nur die Standardfelder angeboten. Möchte man trotzdem eine bestimmte Spalte benutzen, kann man anhand der sog. Association Colums die Websitespalten nutzen
    • Nach Fertigstellen des Workflows wird dieser an einen Inhaltstyp gebunden
    • Danach kan der Inhaltstyp an eine Liste/Library gebunden werden (identisch mit WSS 3.0/MOSS 2007)
  • Die Out-of-box Workflows können nun verändert werden
    • Task/Approval Designer ist verfgbar
  • Workflows können nun als WSP Dateien erstellt werden und sind somit installierbar
    • Können auch in Visual Studio weiterverwendet werden
    • Lassen sich als Solution
 
Fazit:
  • SharePoint Designer wurde erheblich erweitert und ermöglicht nun deutlich leistungsfähigere Workflows
  • Visio kann zur Definition des Workflows benutzt werden
  • Inhaltstypen werden immer wichtiger bei der Erstellung von Anwendungen (inklusive Workflows) in SharePoint
  • Die Zusammenarbeit der verschiedenen Tools (SharePoint Designer, InfoPath, Visual Studio) ist deutlich verbessert worden

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